作業効率化の教育

今のグループでは、いろいろな教育を担当しています。
その1つに若手社員のリーダーへのスキルアップがあります。
特に本年度は作業を効率的に行う教育を行う予定です。

そこでふと考えたのが、今まで意識的に「作業効率化」の教育をした事がないということです。
理由はいろいろありますが、今まではスケジュールが厳しいお客さんのところで作業をしていたので、必然的にみんな作業効率化のスキルが身についていたのだと思います。

ということで、今回初めて「作業効率化」をするにあたり、スキルセットを整理してみました。

■作業効率化に必要なスキル
①成果主体の考え方

ある一定以上の役割になると、普通に作業をしていてはスケジュール内に終わらない量の仕事をすることになります。
また、各作業の関係者も増え、簡単にはスケジュールを伸ばすことができなくなります。
こうした中で、必要となるのは、そもそもなぜその作業をするのかという目的と、目的を達成するための最短の方法を考えることです。
つまり、プロセスではなく、成果を主体に考えて作業を行う必要があります。

②ルーチン作業効率化
もっとも作業を効率化しやすいのが、定期的に行うルーチン作業です。
このルーチン作業のリマインダを自動化し、作業方法を手順化・自動化することで、できるだけ少ない労力でルーチン作業を終わらせる仕組みを作ることが重要です。
また、ルーチン作業は集中力が下がった時にもできるようにしておくことで、時間を有効活用できます。

③時間枠の考え方
①とも関係しますが、単純に1つ1つの作業時間を積み上げていくと、期限に間に合わないものが出てきてしまいます。
したがって、各作業を完了させる時間の枠を設定したうえで、その時間の中で終わらせる方法を考える必要があります。
そのためには、全体の作業時間と、それを構成する1つ1つの作業の時間のそれぞれに期限を設定して予定を立てます。
また、作業中に時間枠で作業が終わるかを常にチェックし、終わらない場合は方法を都度改善にしていく必要があります。

④コンテキストスイッチの考え方
作業の効率が最も上がるのは1つの作業に集中しているときです。
逆に作業の効率が最も下がるのが、複数の作業を同時に行ったり、割り込みが多い時です。
この1つ作業から別の作業に移る事をコンテキスト・スイッチと呼びます。
つまり、このコンテキストスイッチをいかに減らすかが重要になってきます。
まず自分で並行作業をやめ、1つずつ作業に取り組みようにします。
また、ほかの人からの割り込みもコントロールする(割り込みをルール化する、定期的に割り込みをコントロールする時間を作る)仕組みを作ります。

⑤効率化の習慣化
作業効率化のためには、①~④を習慣化し、どうやったら作業を効率化できるかを常に意識する必要があります。
毎日自分の作業状況を把握し、かけている時間に対して成果がでていない作業は何か、どうやったら作業を効率化できるかを考える事が重要です。


これらのスキルはすぐに身に着ける事ができず、また身に着けるのにも労力がかかります。
これらをできるだけ短い時間でどう教育していくかが今の私の課題です。

コメント

No title

①と実質的に同じだと思いますが、ゴールから考えてそれぞれの中間目標(チェックポイント)を設定することも必要ですね。>時間内に成果を出す。

 後、付け加えるなら作業を始める前に「○○さんの考えていること(欲しい成果)は××なんですよね?」と相手の意向を確認するのも必要かと(相手が具体的に指示を出せばいいのですが「これ、夕方までに仕上げといて」って人いませんか?)。

コメントありがとうございます!

キュアブロッサムさん>
コメントありがとうござまいます!

本当におっしゃる通りと思います。
チェックポイントで状況を確認して、リカバリしないと時間内にゴールに着けないですよね。

あと、相手の成果にネゴをとるというのも非常に重要と思います。
偉い人ほどアバウトな指示をだしますので(^^;)



コメントの投稿

管理者にだけ表示を許可する

トラックバック


この記事にトラックバックする(FC2ブログユーザー) URL

プロフィール

3流SE

Author:3流SE
東京のソフト会社で、社内トレーニング他の間接業務をやってます。
ライフハックを仕事やプライベートに取り入れてよりよい生活ができるように奮闘しています。

カテゴリ
メールフォーム

名前:
メール:
件名:
本文:

最新記事
最新コメント